کلیدهای طلایی در مدیریت پروژه

پیش از آن که محکوم به مدیریت پروژه شوید بهتر است با دوازه قانون طلایی مدیریت پروژه آشنا شوید! این 12 قانون بر مبنای تجربیات سالیان مدیران مختلف پروژه‌های کوچک و بزرگ تهیه شده و صیقل خورده است.

کل اصول مدیریت پروژه بر مبنای همین 12 قانون بنا نهاده شده است. با عمل به این قوانین از مرحله آغازین پروژه تا انتهای آن، نتایج بهتری حاصل خواهد شد.

1-روی نتایج پروژه به اجماع برسد!

اگر ندانید که قرار است چه چیزی را به اتمام برسانید، چه چیزی باید تحویل شود، بعید است که خروجی ارزشمندی ارائه دهید. پروژه‌ای که نتایج آن شفاف نیست محکوم به شکست است.

اولین قدم در راه موفقیت پروژه، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه است. اهدافی که همه افراد مهم درگیر در پروژه روی آن اتفاق‌نظر داشته باشند. این تنها کافی نیست که شما بدانید چه کاری می‌خواهید انجام دهید. افراد کلیدی، حامیان پروژه و اعضاء پروژه نیز باید به آنچه می خواهند انجام دهند، معتقد و آن را پذیرفته باشند.

2-  بهترین تیم پروژه را می‌توانید بسازید

 گروهی از افراد ماهر، شایسته و خوب سازماندهی شده، کلید موفقیت پروژه است. تشکیل تیم خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیر پروژه آغاز می‌شود.در انتخاب افراد به خصوص در مورد پروژه‌ های بدیع باید به هوش، قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش از تجربه بها داد. باید توان کار کردن در تیم را داشته باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست یابند. آنان در حین کار، تنها متوجه کار باشند نه درگیری هی شخصی.

3- برنامه‌ای فراگیر مناسب رشد و ترقی بسازید و آن را به روز نگه‌دارید.

یک برنامه کامل، مرکز موفقیت پروژه است. این سند، محل ارتباط و فرماندهی کل نیروها، منابع و زمان های پروزه است. بدون برنامه نمی توان یک تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری کرد. بی شک ساخت یک برنامه به تنهایی کافی نیست چرا که مدیر نمی‌تواند آینده را پیش بینی کند، از این رو است که برنامه پروژه، ممکن است بارها و بارها تغییر یابد و دلایل این تغییرات، کشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه به مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم باشد. گاهی نیز تغییر محدود پروزه یا تغییر سطح سبب این اصلاحات می شوند.

4- میزان منابع مورد نیاز انسان و تجهیزات را محاسبه کنید.

بدون نفرات، تجهیزات، ابزار و سرمایه کافی هیچ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد. مدیر باید توانایی تامین منابع انسانی مورد نیاز پروژه خود را داشته باشد. در غیر اینصورت باید اثرات ناشی از کمبود منابع را بررسی کرده، آنها را به اطلاع افراد کلیدی پروژه برساند. تامین منابع کافی برای یک پروژه، یکی از سخت‌ترین وظایف مدیران پروژه‌ها در ایران است.

5- زمانبندی واقع بینانه‌ای را تهیه کنید.

بدون زمانبندی مناسب، قبل از آنکه کاری انجام شده باشد، به موعد تحویل می رسید! مدیر می تواند با صرف هزینه های بیشتر، منابع، انسان و ابزار بیشتری تامین کند.اما زمان را نمی‌تواند به هیچ شکلی تهیه کند. تقریباً اغلب مدیران ناموفق پروژه‌ اعتبار خود را به دلیل رعایت نکردن زمان و تحویل ندادن به موقع نتایج، از دست داده‌اند.

6- سعی نکنید بیش از آنچه قرار است انجام شود انجام دهید!

البته این به معنای آن نیست که مدیر کمتر از آنچه انتظار می‌رود، تحویل دهد، بلکه باید دقیقا چهارچوب های محدوده پروژه را در زمان، کیفیت و هزینه، رعایت کند مدیر در ابتدا به تعریف دقیق محدوده پروژه پرداخته، آن را به تایید افراد کلیدی می‌رساند.

پیش از آغاز هر پروژه، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد. کلیه افراد درگیر در پروژه باید نسبت به آنچه که انجام می‌دهند اطلاعات کافی داشته باشند تا بتوانند به درستی وظایف‌شان را به انجام برسانند. طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین کلیه افراد درگیر، یکی از وظایف مهم مدیر پروژه است.

7- نظر مردم را به خاطر داشته باشید.

برخی مدیران پروژه، در طول اجرای پروژه فراموش می‌کنند که اساساً پروژه برای مردم انجام می‌شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد، برای آنکه مدیر پروژه موفقی باشید باید خود را مطابق نظر مردم و با اولویت‌های آنها هماهنگ سازید. فراموش نکنید که مردم پروژه را مدیریت می‌کنند، آنها قسمت اعظم کار را انجام می‌دهند و مردم هستند که از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می‌شوند.

8- حمایت مداوم مدیریت سازمان و افراد کلیدی را به‌دست آورید.

لازم است مدیریت پیش از آغاز کار حمایت افراد مهم درگیر پروژه را به‌دست آورد.مهارت کلامی و قدرت چانه‌زنی بالا، این‌جا است که خودنمایی می کند. مدیر در اینجا نه تنها نظر مثبت را جلب می‌کند، بلکه آنها را راضی می‌کند که گاهی از نفوذ خود برای پیشبرد کارهای پروژه ‌اش استفاده کند.

9-منتظر تغییرات نباشید.

این قانون، در کنار قانون سوم معنا دارد. پرژوه همواره در معرض تغییرات گوناگون است. مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس از رخ دادن، نسبت به آنها واکنش نشان دهد بهتر است مدیران بیاموزند که نسبت به تغییرات، پیش‌دستی کنند. مدیران موفق، خود عامل ایجاد تغییر هستند.

10-افراد را از آنچه تاکنون انجام داده‌اید مطلع کنید.

مدیر باید تمامی افراد مهم درگیر در پروژه را از پیشرفت، مشکلات و تغییرات پروژه آگاه سازد او باید از این قانون ساده پیروی کند: آگاه‌سازی افراد از همه چیز!

مهمترین قانون در نیای کار، راستگویی و صداقت است. بهتر است در مواجه با مشکلات ، حقیقت را با افراد کلیدی در میان بگذارید و از آنان در حل مشکلات، راهنمایی و حمایت بخواهید.

11-مبدع کارها و روشهای نو باشید

پروژه یعنی کارهای نو! از آنجا که تقریباً تمامی پروژه‌ها در نتایج، تیم پروژه، اهداف، انتظارات و زمان متفاوتند باید مترصد استفاده از روشهای نو، ابزار نو، نرم‌افزارهای جدید و افراد و متخصصین جدید بود. روشهایی که در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده‌اند، ممکن است نتوانند راهگشای مشکلات حال شما باشند.

12-رهبر پروژه باشید.

راهبری پروژه، کار سختی است. رهبری افراد در میان مسیر نو و نا آشنا به سوی اهداف نو، بسیار مشکل است. رهبری، هنری است به شکل ذاتی در برخی وجود دارد. تنها مطالعه کتاب‌های مدیریت کافی نیست. مدیریت تنها خواندن گزارشهای نظارتی، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمانهای لازم در قبال تغییرات نیست. مدیریت فراتر از اینها، در همراه بودن با تیم پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است. مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه‌ها و افکار مختلف را برای دستیابی به یک هدف واحد، گرد هم آورد و تا پایان پروژه در کنار یکدیگر نگاه دارد. شاید تشکیل تیم آسان باشد اما نگهداری تیم تا پایان پروژه است .